À propos des droits d'accès

Les droits d'accès sont très flexibles. Ils permettent de donner des droits adaptés à chaque utilisateur, ce qui assure que chacun puisse accomplir ses tâches sans avoir accès à des parties du système qui ne le concernent pas. Les droits d'accès se divisent en cinq catégories : les niveaux d'accès, le statut, la saisie du temps, les droits d'accès au bottin des utilisateurs et les droits d'accès aux projets.  Nous avons également inclut, dans cette section, des informations utiles à propos de la suppression d'items.

 

À propos des droits d'accès au niveau du compte

* Les droits d'accès au niveau du compte sont attribués pour chaque utilisateur, à l'intérieur de la page "Édition d'un utilisateur". Cette page se trouve sous "Administration -> Tous les utilisateurs".

Les niveaux d'accès sont séparés en deux groupes: Administrateur et Normal.

Administrateur
  • Un administrateur a le plein contrôle à l'intérieur du compte de l'entreprise. Seuls les administrateurs peuvent voir l'onglet "Administration" en haut de l'écran alors que les utilisateurs non-administrateurs peuvent seulement voir 3 onglets: l'onglet "Mon bureau", l'onglet du projet et l'onglet "Aide". Les actions suivantes peuvent être exclusivement effectuées par les administrateurs:
    • La gestion de tous les utilisateurs, l'importation de données, la suppression de projets et la suppression d'items d'utilisateurs.
    • La gestion de l'information du compte, les types d'heures, les types de projets, les priorités de projets, les clients et les groupes d'utilisateurs.
    • La modification et la suppression de feuilles de temps saisies par d'autres utilisateurs en utilisant le module d'approbation du temps.
    • L'ouverture de tous les projets et la modification du contenu en entier et ce, même s'ils ne sont pas assignés aux projets.
    • Déplacer une tâche vers un autre projet.
    • Copier une tâche à l'intérieur du même projet ou vers un autre projet.
       
    *** Généralement, afin d'assurer une sécurité optimale, le nombre d'administrateurs à l'intérieur du compte devrait être limité.

Normal

  • Les droits d'accès d'un utilisateur normal peuvent varier d'un projet à l'autre.
    • Les droits d'accès sont attribués par le chargé de projet ou par l'administrateur, pour chaque utilisateur, lorsque celui-ci est assigné à un projet.
    • À partir du moment où l'utilisateur a été assigné au projet, il/elle sera en mesure d'effectuer des actions à l'intérieur du projet selon ses droits d'accès. 
    • Les projets qui ne sont pas assignés à un utilisateur normal ne seront pas visibles par ce dernier, à moins qu'on les lui assigne.
    • Les utilisateurs normaux peuvent voir 3 onglet dans AceProject: l'onglet "Mon bureau", l'onglet du projet et l'onglet "Aide". 
      • Le droit d'accès "Peut ajouter un projet" permet à l'utilisateur de créer un projet un nouveau projet ou de copier un projet à partir d'un modèle à l'intérieur duquel il/elle a été assigné(e) en tant que chargé de projet.
      • Le droit d'accès "Mode administration - Limité" est en quelque sorte un onglet de projet plus avancé. Lorsque ce mode est activé, l'onglet "Administration - Limité" apparaît en haut de l'écran. Ce dernier contient des fonctionnalités telles que des diagrammes de Gantt, des rapports de temps ou des rapports de tâches concernant tous les projets assignés à l'utilisateur normal.
        • Ce droit d'accès ne donne pas accès à la configuration du compte ou à la configuration des utilisateurs.
        • Ce droit d'accès attribue automatiquement le droit d'accès "Peut ouvrir ce projet". En d'autres mots, même si un utilisateur est assigné à un projet sans pouvoir l'ouvrir, le mode administration-limité lui donnera le droit d'ouvrir le projet en question. Cependant, le comportement des droits d'accès "Chargé de projet", "Approbation du temps" et le "Niveau d'édition d'une tâche" demeurera intact.


           

Le droit d'accès Statut sert à déterminer si l'utilisateur peut se connecter à AceProject ou non.

  • L'option "Peut se connecter" est sélectionnée par défaut. Elle permet à l'utilisateur d'accéder au compte.
  • L'option "Ne peut pas se connecter" est utile pour empêcher l'utilisateur de se connecter sans toutefois l'effacer du compte. 
     

Le droit d'accès Saisie du temps vous permet de déterminer de quelle(s) façon(s) l'utilisateur entrera ses heures; cela peut se faire de façon manuelle, automatique ou en combinant les deux options. Les options suivantes sont disponibles:

  • "Feuille de temps + entrée/sortie" donne la flexibilité à l'utilisateur d'entrer ses heures manuellement ou automatiquement, tel que mentionné précédemment.
  • "Feuille de temps seulement" oblige l'utilisateur à entrer ses heures manuellement dans la section "Mon bureau -> Mon temps". Cette option désactive le module d'entrée/sortie.
  • "Entrée/sortie seulement" oblige l'utilisateur à utiliser le compteur pour entrer ses heures. Pour démarrer le compte, l'utilisateur doit ouvrir une tâche et cliquer sur le lien "Entrée/sortie" en haut à droite de la fenêtre principale. Cette option assure un suivi efficace des utilisateurs puisque ceux-ci ne peuvent modifier les heures entrées une fois qu'elles ont été saisies.
  • "Saisie désactivée" empêche l'utilisateur d'entrer des heures autant de façon manuelle qu'automatique.
     

Le droit d'accès Bottin des utilisateurs sert à attribuer des permissions à l'utilisateur en ce qui a trait aux utilisateurs qui seront affichés à l'intérieur de son bottin des utilisateurs. Le bottin des utilisateurs est situé sous l'onglet "Mon bureau" et affiche les coordonnées des autres utilisateurs comme leurs numéros de téléphone ou leur adresse courriel.

  • "Lister tous les utilisateurs" affiche tous les utilisateurs qui existent dans votre compte.
  • "Lister seulement les administrateurs" affiche seulement les utilisateurs qui ont le droit d'accès "Administrateur".
  • "Utilisateurs assignés aux mêmes projets" affiche la liste des utilisateurs qui sont assignés aux mêmes projets que l'utilisateur. Les utilisateurs qui sont assignés à d'autres projets ne seront pas affichés.
  • "Utilisateurs du même groupe" affiche les utilisateurs qui appartiennent au même groupe d'utilisateurs. Par exemple, un architecte pourrait seulement voir que les autres architectes.
  • "Désactivé" retire la fonctionnalité "Bottin des utilisateurs" du panneau de gauche, dans la section "Mon bureau". Cette option est utile pour assurer une meilleure confidentialité et masquer le bottin des utilisateurs pour certains utilisateurs.

 

 

À propos des droits d'accès au niveau des projets

Il y a 4 types de droits d'accès pour un utilisateur normal: Chargé de projet, Approbation du temps, Accès au projet et Niveau d'édition d'une tâche.

Chargé de projet

Le chargé de projets détient en quelque sorte le passe-partout: il peut changer tout ce qu'il veut dans le projet.

  • Changer la structure du projet :
    - Assigner et dé-assigner des utilisateurs.
    - Changer les droits d'accès d'un utilisateur.
    - Créer/effacer des dépendances de tâches.
    - Faire des modifications aux paramètres des tâches comme les groupes, les statuts, les types et les priorités de tâches.

  • Approuver ou rejeter les feuilles de temps

  • Déplacer des tâches vers un autre projet.

  • Copier des tâches à l'intérieur du même projet ou vers un autre projet.

  • Les chargés de projet obtiennent automatiquement les accès à l'approbation du temps et le niveau de plus élevé d'édition de tâche (D4 - niveau 4, contrôle total).

Approbation du temps

Le droit d'accès "Approbation du temps" sert principalement à la gestion du temps. Vous pouvez approuver ou rejeter du temps entré par les utilisateurs pour le projet. Vous pouvez aussi générer des rapports de temps pour le projet. Les chargés de projet obtiennent automatiquement le droit "Approbation du temps".

Accès au projet (Peut ouvrir ce projet)

L'accès au projet est un droit d'accès utilisé pour limiter l'ouverture d'un projet par un utilisateur. Si un utilisateur ne peut pas ouvrir un projet, il pourra seulement voir ses tâches dans la page "Mes tâches" sous l'onglet "Mon bureau"; il ne pourra pas voir le projet dans l'onglet de projet.  En permettant l'ouverture d'un projet, l'utilisateur peut consulter toutes les tâches du projet et tous les outils disponibles pour ce projet (calendriers, diagrammes de Gantt, statistiques, feuilles de temps, forum de discussion, rapports, etc.)

Niveau d'édition d'une tâche

Les droits d'accès à la modification des tâches sont très flexibles. Cela assure un ajustement parfait à vos besoins et ceux de vos utilisateurs. Il y a 4 modes d'édition d'une tâche: Lecture seule, Limité, Partiel et Contrôle total.

Pour une meilleure compréhension, voici un tableau qui explique les niveaux d'édition d'une tâche

A1 - Édition de tâche en lecture seule

Ceci est le droit d'accès minimal. Vous pouvez seulement ouvrir et consulter les tâches. Vous ne pouvez pas modifier, créer ou supprimer les tâches.

  • Vous ne pouvez pas créer de tâche.

  • Si vous êtes assigné / réviseur sur une tâche:
    - Accès en lecture seule, aucune modification permise.

  • Si vous n'êtes pas assigné / réviseur sur une tâche:
    -  Accès en lecture seule, aucune modification permise.

B1 - Niveau 1, édition de tâche limitée

Ce niveau d'accès permet de faire certaines modifications à une tâche seulement si l'utilisateur est assigné ou réviseur de la tâche. Vous pouvez ajouter un commentaire, changer le champ % accompli et le statut de la tâche.

  • Vous ne pouvez pas créer de tâche.

  • Si vous êtes assigné / réviseur sur une tâche:
     - Modifiez les champs commentaires, % accompli et statut.

  • Si vous n'êtes pas assigné / réviseur sur une tâche:
    - Accès en lecture seule, aucune modification permise.

B2 - Niveau 2, édition de tâche limitée

Ce niveau d'accès inclus les droits d'accès B1 et y ajoute l'addition ou la suppression d'un fichier joint à la tâche. Ici encore, ces changements ne sont permis que si l'utilisateur est assigné ou réviseur de la tâche.

  • Vous ne pouvez pas créer de tâche.

  • Si vous êtes assigné / réviseur sur une tâche:
      - Modifiez les champs commentaires, % accompli et statut.
      - Ajoutez / supprimez des fichiers joints.

  • Si vous n'êtes pas assigné / réviseur sur une tâche:
     - Accès en lecture seule, aucune modification permise.

C1 - Niveau 1, édition de tâche partielle

L'édition partielle des tâches permet de créer une nouvelle tâche. Si vous avez créé la tâche, vous pouvez changer tous ses champs, ainsi qu'ajouter ou supprimer des fichiers joints.

  • Vous pouvez créer des tâches.

  • Si vous êtes le créateur de la tâche :
    - Modifiez tous les champs.
    - Ajoutez / supprimez des fichiers joints.
    - Créez/supprimez des dépendances de tâches.
    - Copiez une tâche à l'intérieur du même projet.

  • Si vous êtes assigné / réviseur sur une tâche:
     - Modifiez les champs commentaires, % accompli et statut.
     - Ajoutez / supprimez des fichiers joints.

  • Si vous n'êtes pas assigné / réviseur sur une tâche:
     - Accès en lecture seule, aucune modification permise.

C2 - Niveau 2, édition de tâche partielle

Ce niveau inclut les droits d'accès C1 et ajoute le droit de supprimer une tâche que vous avez créée.

  • Vous pouvez créer des tâches.

  • Si vous êtes le créateur de la tâche :
    - Modifiez tous les champs.
    - Ajoutez / supprimez des fichiers joints.
    - Supprimez vos tâches.
    - Créez/supprimez des dépendances de tâches.
    - Copiez une tâche à l'intérieur du même projet.

  • Si vous êtes assigné / réviseur sur une tâche:
     - Modifiez les champs commentaires, % accompli et statut.
     - Ajoutez / supprimez des fichiers joints.

  • Si vous n'êtes pas assigné / réviseur sur une tâche :
     - Accès en lecture seule, aucune modification permise.

D1 - Niveau 1, édition de tâche complet

Dans le mode Contrôle complet, vous pouvez modifier toutes les tâches, sans égard au créateur. Vous pouvez aussi ajouter ou supprimer un fichier joint.

  • Vous ne pouvez pas créer de tâche.

  • Si vous êtes assigné / réviseur sur une tâche :
    - Modifiez tous les champs.
    - Ajoutez / supprimez des fichiers joints.
    - Créez/supprimez des dépendances de tâches.

  • Si vous n'êtes pas assigné / réviseur sur une tâche :
    - Modifiez tous les champs.
    - Ajoutez / supprimez des fichiers joints.
    - créez/supprimez des dépendances de tâches.

D2 - Niveau 2, édition de tâche complet

Ce niveau d'accès inclut les droits D1 et ajoute la possibilité de créer une nouvelle tâche.

  • Vous pouvez créer des tâches.

  • Si vous êtes le créateur de la tâche :
    - Modifiez tous les champs.
    - Ajoutez / supprimez des fichiers joints.
    - Créez/supprimez des dépendances de tâches.
    - Copiez une tâche à l'intérieur du même projet.

  • Si vous êtes assigné / réviseur sur une tâche :
    - Modifiez tous les champs.
    - Ajoutez / supprimez des fichiers joints.
    - créez/supprimez des dépendances de tâches.

  • Si vous n'êtes pas assigné / réviseur sur une tâche :
    - Modifiez tous les champs.
    - Ajoutez / supprimez des fichiers joints.
    - créez/supprimez des dépendances de tâches.

D3 - Niveau 3, édition de tâche complet

Ce niveau d'accès inclut les droits D2 et ajoute la possibilité de supprimer toute tâche que vous avez créée.

  • Vous pouvez créer des tâches.

  • Si vous êtes le créateur de la tâche :
    - Modifiez tous les champs.
    - Ajoutez / supprimez des fichiers joints.
    - Créez/supprimez des dépendances de tâches.- Supprimez vos tâches.
    - Copiez une tâche à l'intérieur du même projet.

  • Si vous êtes assigné / réviseur sur une tâche :
    - Modifiez tous les champs.
    - Ajoutez / supprimez des fichiers joints.
    - créez/supprimez des dépendances de tâches.

  • Si vous n'êtes pas assigné / réviseur sur une tâche :
    - Modifiez tous les champs.
    - Ajoutez / supprimez des fichiers joints.
    - créez/supprimez des dépendances de tâches.

D4 - Niveau 4, édition de tâche complet

Ce niveau d'accès inclut les droits D2 et ajoute la possibilité de supprimer n'importe quelle tâche, sans égard au créateur de la tâche.

  • Vous pouvez créer des tâches.

  • Si vous êtes le créateur de la tâche :
    - Modifiez tous les champs.
    - Ajoutez / supprimez des fichiers joints.
    - Créez/supprimez des dépendances de tâches.
    - Copiez une tâche à l'intérieur du même projet.
    - Supprimez vos tâches.

  • Si vous êtes assigné / réviseur sur une tâche :
    - Modifiez tous les champs.
    - Ajoutez / supprimez des fichiers joints.
    - créez/supprimez des dépendances de tâches.
    - Supprimez les tâches.

  • Si vous n'êtes pas assigné / réviseur sur une tâche :
    - Modifiez tous les champs.
    - Ajoutez / supprimez des fichiers joints.
    - créez/supprimez des dépendances de tâches.
    - Supprimez les tâches.

Ce que vous devez savoir à propos de la suppression d'items

Pour des raisons de sécurité, nous ne permettons pas certaines suppressions en cascade, c'est-à-dire la suppression d'un item associé à d'autres éléments dans le système :

  • Lors de la suppression d'un projet, vous êtes invité à choisir quels éléments vous désirez supprimer. L'accès à la suppression d'un projet se fait par la page Outils administratifs sous l'onglet Administration :

    • Les feuilles de temps seulement.

    • Les feuilles de temps, les forums de discussion, les tâches et les fichiers joints.

    • Le projet entier.

    • ASTUCE: Vous pouvez régler l'état d'un projet à "complété" au lieu de le supprimer.

  • Avant de supprimer une tâche, vous devez tout d'abord supprimer :

    • Ses fichiers joints.

    • Toute feuille de temps qui fait référence à la tâche.

    • Toute dépendance qui est liée à une autre tâche.

    • ASTUCE: Vous pouvez régler le statut d'une tâche à "complété" au lieu de la supprimer.

  • Avant de supprimer un utilisateur, vous devez effectuer ces actions :

    • Dé-assigner l'utilisateur de tous les projets.

    • Dé-assigner l'utilisateur de toutes les tâches OU supprimer toutes les tâches assignées à l'utilisateur.

    • Supprimer toutes les feuilles de temps, les projets et les tâches créées par l'utilisateur.

    • Supprimer tous les forums de discussion auxquels l'utilisateur a participé ou contribué.

    • Supprimer tous les messages dont l'utilisateur est le destinataire ou l'expéditeur.

    • ASTUCE: Vous pouvez régler un utilisateur à "ne peut se connecter" au lieu de le supprimer.

    • ASTUCE: Vous pouvez supprimer tous les messages, feuilles de temps et contributions au forum de discussion d'un utilisateur à partir de l'onglet Supprimer un utilisateur (items) de la page Outils Administratifs.

  • Avant de supprimer un type de temps, vous devez tout d'abord supprimer :

    • Toutes les feuilles de temps auxquelles le type de temps est associé.

  • Avant de supprimer un type de projet, vous devez tout d'abord supprimer :

    • Tous les projets qui lui sont associés.
       

Comment puis-je empêcher un utilisateur de se connecter?
Il existe 2 états pour un utilisateur: "peut se connecter" et "ne peut se connecter." L'état de l'utilisateur est utilisé pour permettre ou empêcher l'utilisateur d'accéder à AceProject.


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