À propos des notifications par courriel

AceProject utilise le courriel comme moyen de communication avec ses utilisateurs. Cette page d'aide vous expliquera tout ce dont vous avez besoin de savoir sur la notification par courriel de AceProject.  Le système envoie des courriels selon 6 cas :
  1. Comme message de bienvenue lorsque votre compte est créé.
  2. Comme un message d'information de connexion, généralement lorsque l'utilisateur est créé.
  3. Comme un avis à l'utilisateur assigné, au créateur ou au réviseur lorsqu'une tâche est ajoutée ou modifiée.
  4. Comme une requête lorsque l'utilisateur désire faire approuver sa feuille de temps.
  5. Comme un avis à l'utilisateur que sa feuille de temps a été traitée.
  6. Comme un avis à l'utilisateur qu'un message lui a été envoyé dans le Centre de messages.

Si vous n'arrivez pas à faire fonctionner les notifications par courriel, lisez ceci:

1. Message de bienvenue
Ce courriel est envoyé lors de la création de votre compte AceProject. Il contient plusieurs informations :

  • Vos informations de connexion : nom d'entreprise, nom d'utilisateur et mot de passe.
  • Un lien vers la page de connexion de AceProject.
  • Une demande de commentaires - nous aimons savoir ce que vous aimez et ce que vous aimez moins, afin de toujours améliorer AceProject.
  • L'information pour communiquer avec l'assistance technique. Nos représentants sont disponibles pour vous aider par courriel, messagerie instantanée ou par téléphone.

2. Message d'informations de connexion
Ce courriel est envoyé lorsque la case "Envoyer l'information de connexion à l'utilisateur" est cochée avant que les préférences d'un utilisateur soient mises à jour. Cette fonctionnalité est utilisée lors de la création de nouveaux utilisateurs. Ce courriel contient plusieurs items :

  • Un lien vers la page de connexion.
  • Le nom d'accès de l'entreprise.
  • Le nom d'utilisateur et le mot de passe de l'utilisateur.

3. Notification par courriel lorsqu'une tâche est ajoutée ou modifiée
Les utilisateurs peuvent décider d'être avisés lorsqu'une tâche leur est assignée ou lorsqu'une de leurs tâches est modifiée ou rouverte. Ceci est utile puisque vous n'avez pas à vous connecter à AceProject fréquemment pour vérifier vos tâches. Vous devez activer la notification par courriel dans vos préférences d'utilisateur pour recevoir ce courriel. Pour activer la notification par courriel :

  • Cliquez sur l'onglet "Mon bureau"
  • Cliquez sur "Mes préférences" dans la barre de navigation à la gauche de votre fenêtre.
  • Cochez les cases "Notification par courriel : nouvelle tâche et / ou mise à jour d'une tâche" pour recevoir des courriels lorsqu'on modifie une de vos tâches ou que l'on vous en assigne une nouvelle.
  • La notification par courriel est envoyée en format HTML. Votre programme de courriel doit être capable d'afficher les messages dans ce format.

Vous ne pouvez pas envoyer une notification par courriel à vous-même. Ceci signifie que si vous faites des changements à une tâche, vous ne recevrez pas de courriel de notification. Pas exemple, si vous créez une tâche et vous vous y assignez, vous ne recevrez pas de message. Quelqu'un d'autre doit vous assigner la tâche ou mettre à jour la tâche pour que vous receviez une notification par courriel.

Une fois la notification par courriel activée, vous recevrez des courriels qui contiennent ces informations :

  • La ligne "Objet" indique si la tâche est nouvelle ou mise à jour, l'auteur de la mise à jour ou le créateur de la tâche, son numéro et le nom du projet.
  • Le corps du message affichera d'abord un lien pour se connecter à AceProject, ainsi qu'un lien direct pour ouvrir la tâche.
  • Dans le cas d'une tâche modifiée, tous les champs modifiés seront inclus dans le message.
  • En-dessous, vous verrez toutes les informations de la tâche.
  • Finalement, vous verrez une liste de tous les fichiers joints à cette tâche

ASTUCE:
Ne répondez pas à un message de notification. Ces messages sont envoyés automatiquement par le système; toutes les réponses seront ignorées.

 

4. Courriel de requête d'approbation du temps
Ce courriel est envoyé lorsque les utilisateurs désirent que leur chargé de projet approuve leur temps. À partir de la page des feuilles de temps hebdomadaires, vous pouvez taper un message personnalisé et choisir le chargé de projets dans le formulaire de requête d'approbation du temps. Cliquez ensuite sur "Mise à jour" pour envoyer la requête d'approbation ainsi qu'un courriel au chargé de projet sélectionné.

Le courriel de demande d'approbation du temps suit le format suivant :

  • La ligne Objet contiendra Requête d'approbation d'une feuille de temps.
  • La semaine pour laquelle l'approbation est demandée est le premier item dans le corps du message.
  • S'il y a un commentaire personnalisé, il sera inclus en-dessous de la semaine.
  • Finalement, vous verrez un lien pour vous connecter directement à AceProject.

5. Courriel de confirmation de l'approbation du temps
Ce courriel est envoyé lorsque des items d'une feuille de temps sont approuvés ou rejetés. Il peut contenir un message personnalisé ainsi que les items qui ont changé de statut. De n'importe quelle page d'approbation du temps, cochez les items à approuver/rejeter, choisissez leur nouveau statut, tapez un message, cochez la case Envoyer une notification par courriel et cliquez sur "Appliquer".

Le courriel de confirmation d'approbation du temps suit le format suivant :

  • La ligne Objet contiendra la mention "Votre feuille de temps a été traitée".
  • Le nom de l'utilisateur qui a approuvé ou rejeté le temps est le premier item dans le corps du message.
  • Les semaines ou items qui ont été traités suivront.
  • S'il y a un message personnalisé, il sera inclus en-dessous des items traités.
  • Finalement, vous verrez un lien pour vous connecter directement à AceProject.

6. Centre de messages : Courriel de nouveau message
Lorsque l'on vous envoie un message par le Centre de messages, on peut choisir de vous envoyer une copie du message par courriel. Cochez simplement la case Envoyer une notification par courriel.

Le courriel de nouveau message suit le format suivant :

  • La ligne Objet contiendra Nouveau message.
  • Suivra l'entête du message incluant l'expéditeur, le destinataire, le sujet et la date d'envoi.
  • Le message lui-même sera en-dessous de son entête.
  • Finalement, vous verrez un lien pour vous connecter directement à AceProject.

Combien de temps doit-on compter pour recevoir un courriel de notification?
La notification par courriel est envoyée instantanément en fonction du cas.

Je me suis assigné une tâche et je n'ai pas reçu de notification par courriel.  Pourquoi cela ne fonctionne pas?
AceProject reconnaît la personne qui assigne la tâche et par conséquent n'envoie pas de notification par courriel si un utilisateur s'assigne lui-même à la tâche. Vous devez assigner la tâche à quelqu'un d'autre pour que AceProject envoie une notification par courriel.

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Si vous n'arrivez pas à faire fonctionner les notifications par courriel, lisez ceci:

Gérer les courriels de notification
La configuration des courriels de notification pour les tâches nouvelles et mises à jour dans AceProject n'est pas un processus automatique. Vous devez configurer AceProject correctement pour être en mesure d'envoyer des notifications par courriel à vos utilisateurs. Les autres notifications (message de bienvenue, informations de connexion, demande d'approbation de temps et nouveau message) ne requièrent pas de configuration spéciale.

Configuration
Vous devez activer les notifications par courriel pour chaque utilisateur si vous désirez qu'ils reçoivent un courriel lorsque l'une de leurs tâches est modifiée ou qu'ils sont assignés à une nouvelle tâche.

  1. Dans l'onglet "Administration", cliquez sur "Tous les utilisateurs", puis sur un utilisateur pour ouvrir ses préférences.
  2. Cochez "Notification par courriel : Nouvelle tâche et Notification par courriel : Mise à jour d'une tâche".
  3. Cliquez le bouton "Mettre à jour".
  4. Répétez pour chaque utilisateur.

Test
La meilleure façon de savoir si AceProject peut vous envoyer des courriels est de vous envoyer un message à vous-même.

  1. Cliquez sur l'onglet "Mon bureau".
  2. Cliquez sur "Centre de messages"
  3. Cliquez sur l'onglet "Nouveau message".
  4. Laissez la case Envoyer une notification par courriel au(x) destinataire(s) cochée.
  5. Envoyez-vous un message.
  6. Vérifiez si vous avez reçu un courriel de AceProject.

Dépannage
Si le test a échoué, vous avez plusieurs pistes de diagnostic :

  • Adresse de courriel tapée incorrectement : assurez-vous que votre adresse de courriel est inscrite correctement.
  • Le serveur du destinataire bloque les messages de AceProject parce qu'il les considère comme des courriels indésirables. Communiquez avec votre administrateur de serveur de courriel pour autoriser AceProject.
  • Le composant interne de courriel de AceProject est incapable de communiquer avec le domaine de l'adresse de courriel. Par exemple: si votre courriel est monnom@monserveur.com, AceProject est incapable de communiquer avec le domaine monserveur.com. Nous possédons plusieurs composants internes de courriel. Généralement le problème se résout en changeant le composant interne de courriel.
  • Le serveur de courriel du destinataire peut bloquer les messages de AceProject lorsqu'ils sont envoyés par un utilisateur qui a une adresse de courriel sur le même serveur. Par exemple, si daniel@monserveur.com envoie un message à karen@monserveur.com, AceProject configurera le champ "De" du courriel comme daniel@monserveur.com. Quelquefois, les serveurs de courriel bloquent les messages qui proviennent d'adresses sur leur domaine mais qui n'ont PAS été envoyés par le serveur même. Vous avez deux options pour régler ce problème :
    • Communiquez avec votre administrateur de serveur de courriel pour modifier ce réglage de sécurité et permettre les courriels provenant d'adresses du domaine envoyés par un serveur externe.
    • Lors de l'envoi des notifications, vous pouvez forcer AceProject à utiliser la même adresse de courriel, comme par exemple support@aceprojet.com. Pour ce faire, allez sous l'onglet Administration, puis cliquez sur Configuration. Dans le groupe Options de courriel, cliquez sur Courriel par défaut pour forcer l'utilisation de la même adresse de courriel comme expéditeur lorsque AceProject envoie des notifications par courriel.
  • Si vous avez vérifié tous les items ci-dessus et que vous êtes toujours incapable d'envoyer des notifications pas courriel, communiquez avec nous et nous travaillerons avec vous pour trouver une solution.

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