Comment utiliser le module de feuilles de temps de AceProject


Cette page est conçue pour vous aider à utiliser le module de feuilles de temps de AceProject. Dans AceProject les feuilles de temps souscrivent à un processus simple :

  1. L'utilisateur entre ses heures dans une feuille de temps.

  2. L'utilisateur demande au gestionnaire de projet d'approuver ses feuilles de temps.

  3. Un gestionnaire de projets approuve ou refuse des feuilles de temps de l'utilisateur.

  4. L'utilisateur est avisé de l'approbation ou du refus de ses feuilles de temps.

  5. Les gestionnaires de projets et les administrateurs peuvent produire des rapports à partir des données contenues dans les feuilles de temps, pour un projet à la fois ou globalement pour tous les projets.

Paramètres importants à régler avant d'utiliser le module de feuilles de temps :
Les administrateurs doivent tout d'abord choisir comment les semaines seront traitées, c'est à dire les jours de début et de fin des semaines. Le champ "Gestion des feuilles de temps", situé sous Administration -> Configuration, offre la possibilité de gérer vos feuilles de temps selon vos préférences : que votre semaine débute le samedi, dimanche ou lundi. De cette façon, vous évitez les conflits de gestion du temps entre AceProject et vos outils internes de gestion du temps. Vous ne pouvez pas modifier la Gestion des feuilles de temps si votre compte AceProject contient des feuilles de temps. Pour modifier votre gestion des feuilles de temps, supprimez tout d'abord vos feuilles de temps.

 

  1. Créer une feuille de temps
    Ceci est la première chose qu'un utilisateur doit faire.

    1. Une fois connecté à AceProject, cliquez sur l'onglet Mon bureau.
    2. Dans la barre de navigation à la gauche de la fenêtre, cliquez sur Mon temps.
    3. Cliquez sur Ajouter une nouvelle semaine en haut à droite de la fenêtre.
    4. Cliquez sur les liens pour obtenir les dates voulues, puis cliquez sur Enregistrer pour créer votre semaine.
    5. Vous avez maintenant une feuille de temps. Vous devez y entrer vos heures de travail.
    6. Pour ajouter une ligne dans le tableau des Heures de travail, choisissez le projet et cliquez sur Ajouter de nouvelles heures.
    7. Choisissez le numéro de la tâche sur laquelle vous avez travaillé.
    8. Choisissez le type de temps.
    9. Entrez vos heures pour chaque jour de la semaine.
    10. Cliquez sur Enregistrer.
    11. Répétez les étapes 6 à 10 pour chaque tâche. Vous pouvez ajouter des heures associées à des projets différents dans la même semaine. Une fois que vous avez terminé de remplir votre feuille de temps, cliquez sur Mettre à jour. Vous êtes maintenant prêt à demander l'approbation de votre feuille de temps.

      Vous pouvez utiliser le module Entrée/sortie pour entrer vos heures automatiquement.
      Un item Entrée/sortie est utilisé pour entrer votre temps automatiquement pour une tâche. Pour utiliser le module Entrée/sortie, ouvrez une tâche qui n'est pas complétée, puis cliquez sur le lien Entrée/sortie, choisissez le type de temps et cliquez le bouton Ouvrir. Lorsque vous fermez l'item Entrée/sortie, les heures écoulées sont ajoutées à votre feuille de temps pour cette tâche. Cliquez ici pour plus d'informations sur le module Entrée/sortie.
       
  2. Demander l'approbation d'une feuille de temps
    1. Une fois connecté à AceProject, cliquez sur l'onglet Mon bureau.
    2. Dans la barre de navigation à la gauche de la fenêtre, cliquez sur Mon temps.
    3. Sous l'onglet Mes feuilles de temps, cliquez sur la semaine pour laquelle vous désirez demander une approbation.
    4. Dans la section Demande d'approbation, choisissez le gestionnaire de projet à qui envoyer votre demande.
    5. Si vous le désirez, écrivez un court message au gestionnaire de projet. Il recevra ce message personnalisé dans la notification par courriel.
    6. Cliquez le bouton Mettre à jour pour envoyer la demande d'approbation.
    7. Le gestionnaire de projet recevra un courriel contenant le nom de l'utilisateur qui demande l'approbation, la semaine et le message personnalisé, s'il y a lieu.
       
  3. Approuver des feuilles de temps
    Seuls les administrateurs, les gestionnaires de projet et les utilisateurs autorisés peuvent approuver les feuilles de temps.
    1. Une fois connecté à AceProject, ouvrez le projet pour lequel vous désirez approuver des feuilles de temps. Vous pouvez aussi aller directement à l'onglet Administration pour approuver les feuilles de temps pour tous les projets en même temps.
    2. Dans la barre de navigation à gauche de la fenêtre, cliquez sur Approbation du temps.
    3. Par défaut, seules les feuilles de temps pour lesquelles une approbation a été demandée sont affichées dans le tableau.
    4. Cochez les semaines pour lesquelles vous désirez approuver ou rejeter le temps.
      • Vous pouvez aussi approuver ou rejeter les items individuellement à l'intérieur d'une semaine. Cliquez sur la semaine pour voir tous les items qu'elle contient et cochez ceux que vous désirez approuver ou rejeter.
    5. Dans la liste déroulante "Modifier le statut des items sélectionnés", choisissez d'approuver ou rejeter votre sélection
    6. Inscrivez un court message si nécessaire.
    7. Cochez la case Envoyer une notification par courriel si vous désirez envoyer un courriel à l'utilisateur dont les feuilles de temps sont sur le point d'être traitées.
    8. Cliquez le bouton Appliquer.

      ***Les heures rejetées ne seront pas comptées dans les statistiques des tâches et du projet.***
       
  4. Recevoir un avis d'approbation de feuille de temps
    1. L'utilisateur recevra un courriel contenant la semaine, les heures approuvées et le message personnalisé, s'il y a lieu.
    2. Une fois qu'une feuille de temps est approuvée, elle est verrouillée et ne peut être modifiée par l'utilisateur.
       
  5. Produire des rapports de temps
    Les rapports peuvent être produits de trois façons :  un utilisateur peut créer un rapport de temps à partir de ses propres feuilles de temps, un gestionnaire de projets peut produire un rapport de temps pour son projet, un administrateur peut produire un rapport de temps global pour tous les projets.
    1. Une fois connecté à AceProject :
      • Pour produire un rapport sur vos propres feuilles de temps, cliquez l'onglet Mon bureau, cliquez le bouton Mon temps et cliquez l'onglet Mon rapport de temps.
      • Pour produire un rapport pour un projet entier, ouvrez un projet et cliquez sur le bouton Rapports de temps.
      • Pour produire un rapport pour tous les projets, cliquez l'onglet Administration et cliquez sur le bouton Rapports de temps.
    2. Peu importe la section où vous vous trouvez, vous verrez les mêmes options de filtre.
    3. Choisissez un utilisateur, projet, statut et type de temps pour lequel vous désirez voir un rapport.
    4. Choisissez une plage de date pour le rapport. Laissez les champs vides pour produire un rapport à partir de toutes les feuilles de temps disponibles.
    5. Choisissez la présentation du rapport : "Hebdomadaire" triera les items par semaine, "Mensuelle" par mois et "Hebdomadaire par jour" affichera les totaux pour chaque jour et chaque semaine.
    6. Une fois le rapport généré, vous pouvez l'imprimer.

Comment les statistiques sont-elles affectées par une feuille de temps approuvée ou rejetée?
Lorsque des heures sont rejetées, elles sont retirées des statistiques de la tâche et du projet. Ceci signifie que les heures cumulées de la tâche et du projet seront recalculées sans ces heures rejetées.

Puis-je faire des changements à la feuille de temps d'un autre utilisateur?
Les feuilles de temps peuvent être modifiées ou supprimées seulement par leur propriétaire, l'utilisateur qui les a créées. Les autres utilisateurs peuvent approuver ou rejeter les heures et générer des rapports de temps. 

Existe-t-il une autre façon d'entrer mon temps?
Vous pouvez utiliser le module Entrée/sortie pour entrer votre temps automatiquement pour une tâche. Lorsque vous fermez l'item Entrée/sortie, les heures écoulées sont ajoutées à votre feuille de temps pour cette tâche. Cliquez ici pour plus d'informations sur le module Entrée/sortie.


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