Guide de démarrage - S.V.P. Lire ceci si vous êtes un nouvel utilisateur.

Cette section est destinée aux nouveaux utilisateurs de AceProject.  Elle décrit les huit étapes à suivre pour créer votre compte, vos utilisateurs, vos projets, vos tâches et plus encore.  Suivez les étapes suivantes pour bien démarrer avec AceProject.

Pour obtenir de l'aide détaillée sur chacune des pages de AceProject, consultez la section Aide complète

1.  Créez votre compte
La création d'un compte est rapide et simple. Il vous suffit de remplir deux (2) formulaires.

Étape 1 - Créez votre compte

  • Nom de l'entreprise
    (exemple: Centre de recherche en informatique du Québec
    )

  • Nom d'accès
    (exemple : criq)

  • Fuseau horaire

Étape 2 - Créez votre utilisateur principal

  • Nom de l'utilisateur principal (nom et prénom)

  • Code d'accès de l'utilisateur principal

  • Mot de passe de l'utilisateur principal

  • Adresse de courriel de l'utilisateur principal. Tapez une adresse de courriel valide afin de recevoir un message de bienvenue ainsi que des informations et mises à jour importantes.

Une fois votre compte créé, vous y serez automatiquement connecté. AceProject créera un nouveau projet pour vous et vous y assignera. Vous pourrez dès lors créer vos tâches !

Cliquez ici pour créer votre compte dès maintenant.

2.  Connectez-vous à AceProject
Une fois votre compte créé, vous pouvez vous connecter au système.  Dans le formulaire de connexion, entrez le nom d'accès de l'entreprise, l'utilisateur principal et son mot de passe.

Cliquez ici pour vous connecter dès maintenant.

3.  Modifiez les informations au sujet de votre entreprise  
Dans la barre de navigation à la gauche de votre fenêtre, cliquez sur Info sur le compte et remplissez le formulaire : adresse postale, numéros de téléphone, adresse de courriel, site Internet, fuseau horaire, gestion des semaines, etc. Cette page vous informe aussi sur vos limites de stockage (nombre maximal d'utilisateurs, de tâches et de projets permis).

Cliquez ici pour avoir des détails sur les Info sur le compte.

4.  Créez des utilisateurs   
Un utilisateur peut être un employé, un sous-traitant ou un client de votre entreprise qui peut se connecter à AceProject.  Chaque utilisateur peut être assigné à des projets et à des tâches.  Vous DEVEZ assigner un utilisateur à un projet afin d'être en mesure de lui assigner des tâches.

  1. Cliquez sur l'onglet "Administration".

  2. Dans le menu de gauche, cliquez sur "Tous les utilisateurs" pour voir les utilisateurs qui ont accès à votre compte.

  3. Cliquez sur "Ajouter un utilisateur" en haut à droite.

  4. Remplissez le formulaire et ensuite, votre nouvel utilisateur est créé.

Cliquez ici pour avoir des détails sur la création ou la modification des utilisateurs.

5.  Configurez le projet initial  
Lors de la création de votre compte, un projet a été créé automatiquement et vous y avez été assigné.  Le premier projet contient tous les éléments nécessaires pour débuter la création des tâches (les statuts, les groupes, les priorités, les types et un utilisateur). Pour modifier ce projet, suivez ces instructions :

  1. Cliquez sur l'onglet "Administration".

  2. Dans la barre de navigation, à la gauche de votre fenêtre, cliquez sur Projets pour voir la liste des projets configurés dans votre compte.

  3. Cliquez sur le nom du projet pour faire des modifications à ses paramètres. Vous pouvez changer le numéro du projet, son nom, sa description, ses dates de début et de fin, etc.

Cliquez ici pour avoir des détails sur la création ou la modification d'un projet.

Chaque projet possède cinq caractéristiques principales : des utilisateurs assignés, des groupes de tâches, des types de tâches, des statuts de tâches et des priorités de tâches.  Définissez les caractéristiques qui correspondent aux besoins de chaque projet de votre entreprise.

5.1.  Assignez des utilisateurs au projet
Lors de la création de votre compte, l'utilisateur principal a été assigné automatiquement au projet initial.  Vous DEVEZ assigner un utilisateur à un projet afin de lui assigner des tâches. Choisissez les utilisateurs qui auront accès au projet et donnez-leur des droits tels la modification du projet, l'ajout ou la modification des tâches du projet, etc.

Cliquez ici pour avoir des détails sur l'assignation d'un utilisateur à un projet.

5.2.  Ajoutez des groupes de tâches
Permet de diviser votre projet en plusieurs parties ou divisions. Un groupe peut être un sous-projet, un sous-produit, un module, une phase, etc.

Cliquez ici pour avoir des détails sur les groupes de tâches.

5.3.  Ajoutez des types de tâches
Un type de tâche peut signifier une amélioration, une correction, une modification, un ajout, un problème, etc.  Utilisez-les pour identifier et associer des tâches pour une gestion plus facile.

Cliquez ici pour avoir des détails sur les types de tâches.

5.4.  Ajoutez des statuts de tâches
Un statut de tâche peut signifier une tâche complétée, à faire, à tester, à valider, en traitement, etc. 
Le statut complété est obligatoire : vous n'êtes pas obligé de l'appeler "complété", mais au moins un statut doit être associé à complété.

Cliquez ici pour avoir des détails sur les statuts de tâches.

5.5.  Ajoutez des priorités de tâches
Vous pouvez attribuer une priorité à chaque tâche.  Par exemple, une tâche peut être de priorité basse, normale, élevée, urgente, etc.

Cliquez ici pour avoir des détails sur les priorités de tâches.

6.  Ajoutez des tâches  
Une tâche est une action qu'un utilisateur doit réaliser dans le cadre d'un projet.  Vous devez assigner des utilisateurs au projet et créer des statuts, priorités, type et groupes de tâches avant d'être autorisé à créer une tâche en tant que tel. Lors de la création de votre compte, AceProject a créé un projet qui contient toutes ces composantes automatiquement, à partir d'un modèle générique. Lors de la création d'une tâche, vous pourrez inscrire sa description, son groupe, son type, son statut, sa priorité, son utilisateur assigné, etc.

Cliquez ici pour avoir des détails sur l'ajout, la modification ou les caractéristiques d'une tâche.

7.  Modifiez vos préférences  
Chaque utilisateur peut configurer AceProject à sa manière grâce à sa page Mes préférences.  Ainsi, un utilisateur peut changer son mot de passe, décider du projet qui sera ouvert lors de la connexion au système, activer la notification par courriel et plus encore.

Cliquez ici pour avoir des détails sur les préférences.

8. Apprenez-en plus sur les autres fonctions de AceProject

8.1.  Créez vos feuilles de temps
Les feuilles de temps sont utiles pour enregistrer les heures travaillées par un utilisateur sur un projet. Chaque utilisateur peut remplir sa feuille de temps. Celle-ci est ensuite approuvée ou rejetée par le chargé de projets. Pour créer une feuille de temps, cliquez sur l'onglet Mon bureau, ensuite sur le lien Mon temps dans la barre de navigation à la gauche de votre fenêtre.

Cliquez ici pour en savoir plus sur les feuilles de temps.

8.2.  Approbation du temps
Cette page est utilisée par les gestionnaires de projets pour approuver ou rejeter les heures entrées par les utilisateurs de leur projet. Seuls les chargés de projets et ceux qui peuvent approuver le temps peuvent accéder à cette page.

Cliquez ici pour en savoir plus sur l'approbation du temps.

8.3.  Fichiers joints
Les fichiers joints sont associés à une tâche en particulier. Les fichiers joints peuvent être des documents, des captures d'écran ou tout autre format de fichier.  Pour joindre un fichier, ouvrez une tâche, cliquez sur le 2e onglet et téléchargez-y le fichier.

Cliquez ici pour en savoir plus sur les fichiers joints.

8.4.  Statistiques du projet
Les statistiques vous aident à obtenir une vue d'ensemble de l'avancement du projet dans un seule page. Par exemple, vous verrez le nombre total de tâches, les pourcentages de complétion, l'activité des utilisateurs dans le projet, les heures travaillées pour ce projet, etc.

Cliquez ici pour en savoir plus sur les statistiques du projet.

8.5.  Calendrier du projet
Le calendrier du projet affiche la date de début et de fin de chaque tâche du projet pour le mois sélectionné. vous pouvez naviguer par mois ou en cliquant sur les flèches près du mois.

Cliquez ici pour en savoir plus sur le calendrier du projet.

8.6.  Graphique de Gantt
Le graphique de Gantt est un outil de planification de projets qui permet de représenter la répartition des tâches requises du projet sur un axe de temps déterminé. Ce graphique montre une barre d'avancement annuelle ou trimestrielle pour chaque tâche.

Cliquez ici pour en savoir plus sur le graphique de Gantt

8.7. Centre de messages
Envoyez des messages à un utilisateur en particulier ou à tous les membres d'une équipe, sachez quand vous avez des nouveaux messages, sachez quand vos messages sont lus. C'est comme avoir une boîte de réception privée seulement pour AceProject!

Cliquez ici pour en savoir plus sur le centre de messages

8.8. Forum de discussion
Créez et gérez un forum de discussion dans chacun de vos projets. Ceci aide votre équipe à communiquer efficacement sur chacun des projets.

Cliquez ici pour en savoir plus sur le forum de discussion

8.9. Rapports de tâches et de temps
Six mises en page de rapports - 4 pour les tâches et 2 pour les feuilles de temps - sont disponibles pour vous aider à donner un sens à toutes vos informations. Les filtres avancés vous permettent d'adapter les rapports à vos besoins, alors qu'un lien ouvre une fenêtre compatible à l'impression.

  • Les rapports de temps offrent un affichage hebdomadaire ou mensuel.

  • Quatre types de rapports de tâches sont disponibles : global, par description, par utilisateur et par date.

Cliquez ici pour en savoir plus sur les rapports de tâches

Cliquez ici pour en savoir plus sur les rapports de temps

Pour tout autre détail, consultez la section Aide complète, maintenant disponible en français.


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